招标文件对采购项目的成败起到至关重要的作用。而招标文件的编撰，首先要弄清楚采购的是货物、服务还是工程，因为购买类别不同，所套用的招标文件模板也存在差异。
虽然《采购法》第二十二条和《采购法实施条例》第十七条对货物、服务、工程三类采购项目供应商的资格条件是通用的，但招标文件主体内涵分别有着自身的特征。
一是合同适用范围不同。采购就是将采购合同依法授权合格供应商的过程，因此采购合同模板的选择很重要。比如，货物类采购的合同列入《合同法》的买卖、租赁合同范畴，而服务采购合同则属于《合同法》的承揽、运输、保管、仓储、行纪、居间等合同范畴，工程项目采购则属于建设工程合同范畴。
二是采购需求有差异。一方面是采购需求因分类不同而不同。比如货物类采购需求，主要包括采购货物名称、数量、用途的简要说明、技术规格、参数与要求、供货范围、附件及零配件、备品备件的要求、验收标准和方法、安装调试及技术服务要求和其他需要说明的事项；服务类采购需求主要有采购项目名称、项目概况及主要数据、服务承包范围、服务要求和质量标准、工期及验收、适用法规政策目录和其他需说明的事项；工程类项目需求主要有采购项目名称、工程条件、工程基本情况、工程承包范围、项目清单及说明、项目特别说明和其他需说明的事项。
第一，了解采购计划书的全部内容。以工程项目的工期为例，一般通用货物的工期都很短，30天算很长了，但服务项目则工期相对长一些，如采购物业服务，一般以一个服务年度为一个工期，而采购的工程采购工期相对于一般大型建筑工程而言要短得多。
第二，理清招标文件的核心要素。就招标文件本身来说，一般分前附表、招标文件说明、采购邀请、采购需求、评标办法等五大要素，其中前附表是对招标文件其他要素的简单说明，起着一个索引的作用。以笔者来看，这是属于招标文件的主体架构和实质内容，属于“论据”和“论证”范畴。
第三，做到心中有法。要掌握《采购法》、《采购法实施条例》和财政部关于采购方面的一些规章制度，比如18号令、74号令等等。就节能标志产品的采购，财政部发布的采购节能清单，每年大概上半年发布一期、下半年发布一期，每一期都有既定的时效性，过期的不能用。